貿易取引の2つの重要書類｜インボイスとパッキングリストとは

「インボイス」と「パッキングリスト」。
これらはともに貿易取引における重要な取引書類です。

一般的な取引で考えると、インボイスは、明細書、請求書及び納品書に、

パッキングリストは、商品梱包明細書にあたります。

しかし、貿易取引の特性上、一般的な国内取引とは異なる点も少なからずあります。

明細書・請求書・納品書を集約したインボイス

まずは、インボイスの詳細から確認していきましょう。

インボイスは、国外へ商品を輸送する際に必ず必要になる書類で、海外では「I/V」と略されることもあります。
日本語に訳すると「商業送り状」となるため、担当者間では単に「送り状」と呼ばれる場合もあります。

詳細な記載内容は後ほど説明しますが、基本的には「輸出者」や「商品の発送先」、「商品の内容及び取引価格」などを記載することになります。

国内取引における「送り状」であれば、単純に輸送先を記載したものであることが大半ですが、インボイスはそれに加えて下記の3つの役割も備えています。

・商品名や取引数量、取引価格などを記載した「明細書」
・輸入者へ商品代金の支払いを求める「請求書」
・輸入者へ商品を納品したことを証する「納品書」

国内取引では、上記の書類はそれぞれ別々に作成されることが一般的ですが、貿易取引の場合では、インボイス1枚にすべてが集約されることになります。

インボイスの基本的な記載内容とは？

インボイスには、取引に係る様々な情報が詳細に記されることになります。
様式や記載項目は法令等で定められている訳ではありませんので、取引を行う会社によって異なります。
ここでは、一般的に記載される項目について確認していきましょう。

① インボイスナンバー
② 発行日
③ 輸出者名、住所及び連絡先
④ 輸入者名、住所及び連絡先
⑤ 銀行口座
⑥ 荷渡地での荷受人の連絡先
⑦ 貨物の出港予定日
⑧ 船積港。航空輸送の場合は、空港名に加えて国名も記載。
⑨ 仕向港。航空輸送の場合は、空港名に加えて国名も記載。
⑩ 貿易取引の条件（インコタームズ）
⑪ 商品明細
⑫ 数量
⑬ 単価
⑭ 商品ごとの取引価格小計
⑮ 各商品を合計した取引数量と取引価格
⑯ 担当者の署名

このようにインボイスには詳細な情報が記載されるので、先述のとおり「明細書」「納品書」「請求書」の役割を果たすことができるのです。
また、第三者の視点からインボイスを見た場合は「貿易における取引明細書」となるため、税関を通関する際にも活用されています。

商品を輸出及び輸入する場合は、それぞれの国の税関で許可を得る通関手続きが必要です。
通関手続きでは商品の内容や価格についても申告しなければいけないため、インボイスにそれらの情報を記載することにより、別途書類を作成する労力を省略しています。

輸入時に課税される関税についても、インボイスに記載された商品の価格や貿易条件により算出されます。

ひとつ注意が必要な点は、インボイスは「売買契約書」ではなく、「契約内容の明細書」であるという点です。つまり、インボイスを作成する場合は、事前に締結した売買契約で定めたとおりの内容でなければいけません。

そのため、契約締結後に状況が変動して当初契約どおりの輸送ができなくなった場合には、まずは契約の変更を行い、その後にインボイスを作成するのが通常の流れです。

輸出時には、輸送する商品が事前に締結した契約内容と合致しているかを確認し、インボイスを作成していくことが必要です。

輸入時であれば、受領したインボイスと契約内容を照合し、そこに齟齬がないかを確認する作業が発生します。 特にインボイスに記載される取引価格は関税額にも影響するため、輸出・輸入を問わず必ず確認するようにしましょう。

インボイスの様式は会社によって異なる

インボイスの様式は法令等で定められている訳ではありませんので、輸出者が任意の項目を記載していくことになります。恒常的に貿易を行っている商社などでは、会社で定めた様式やインボイス作成システムが導入されているので、それらを使って作成していくことが一般的です。

そのため、会社によっては先程説明した項目すべてが記載されていないこともありますし、商品を特定するための荷印などの項目が掲載されることもあります。

実務でインボイスを作成する際は、基本的には過去の取引で作成したものを参考に作成することになります。フォワーダーや取引相手から情報不足などの指摘があった場合は、上司と相談して項目追加を検討していくといいでしょう。

以上がインボイスに関する説明になります。

パッキングリストに記載する5つの項目

「パッキングリスト」は、商品の梱包数や重量、大きさ、外装に記したマークなど、梱包の明細を記載した重要書類で、インボイスとともに輸出者が作成することになります。

パッキングリストは、海外ではP/Lと略されることもあります。

パッキングリストへの記載内容はインボイスと重複する部分もありますが、基本的には下記の5項目を記載することになります。

①梱包状態…段ボールや木箱、ドラム缶など、どのような形で梱包されているか
②正味重量…梱包資材を除いた、商品単体での重量
③総重量…梱包資材を含めた貨物の総重量
④容積…梱包した貨物の大きさ
⑤荷印…梱包した状態で商品を特定するための情報（輸出者名、商品名、荷姿など）

各国の商習慣により記載内容が異なる場合もありますが、基本的には上記5項目を記載すると覚えておけば問題ありません。

適切なパッキングリストが輸入者の労力を削減する

パッキングリストの内容は、輸入者にとって分かりやすく記載するということが大前提になります。特に、相手方の倉庫担当者がその内容を容易に理解できるように記載することが大切です。

例えば、洋服などであれば、商品の色やサイズ違いなど、様々な種類の商品が同時に輸出されるのが一般的です。

そのような場合に、パッキングリストに詳細が記載されていなければ、輸入者はどの商品がどのように梱包されているのか分かりません。結果的に、倉庫担当者がすべての貨物を開梱して確認することになり、多大な労力が必要となってしまうのです。

つまり、パッキングリストには、輸入者の労力を省くという役割があると言えます。

既存の商品を輸出する場合であれば既に使用している様式があると思いますが、新規の商品を輸出する場合は、相手方の倉庫担当者の視点に立ってより分かりやすい記載を行うように心がけるといいでしょう。

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今回はインボイスとパッキングリストの基本的な内容を説明させていただきました。

両書類とも貿易には欠かすことのできない書類ですので、その内容をしっかりと理解しておきましょう。